Rekrutacja to dość długi i trudny, ale też niezbędny w większości firm proces. Jej zakończenia nie wyznacza jednak dzień podpisania umowy z nowym pracownikiem — trzeba jeszcze skutecznie wprowadzić go do firmy i wdrożyć w świat nowych zasad oraz obowiązków. Ten proces nazywamy onboardingiem. Co zrobić, aby był skuteczny i efektywny zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika? Dowiedz się z poniższego artykułu.

Onboarding — czym jest i na czym powinien polegać?

Rozpoczęcie pracy na nowym stanowisku zawsze jest ekscytujące, ale stanowi także nie lada wyzwanie. W końcu oprócz zmierzenia się z nowymi wyzwaniami zawodowymi pracownik musi również wdrożyć się w zasady i klimat panujący w firmie, poznać współpracowników i system pracy oraz komunikacji. Procedury i standardy mogą sprawić, że nowa osoba przychodząca do pracy poczuje się przytłoczona i zagubiona, a to może negatywnie wpłynąć na jej nastawienie do pracy. Dlatego każdej ze stron powinno zależeć na dobrym wprowadzeniu pracownika do firmy, czyli onboardingu. Co to właściwie oznacza?

Onboarding z języka angielskiego można przetłumaczyć jako „wejście na pokład” — a w tej sytuacji jako wejście do firmy wraz z panującymi w niej zasadami i atmosferą. Celem dobrze przeprowadzonego onboardingu jest więc adaptacja nowo zatrudnionej osoby w firmie, czyli zapoznanie jej z charakterem pracy oraz różnymi aspektami związanymi z objętym stanowiskiem, na przykład:

• ze strategią organizacji, jej misją oraz celami;
• ze strukturą organizacyjną firmy;
• z firmowymi procedurami dotyczącymi np. komunikacji, obiegu dokumentów, ustalania dni urlopowych czy rozliczania nadprogramowych godzin pracy;
• ze szczegółowym zakresem obowiązków na konkretnym stanowisku i możliwościami rozwoju/oczekiwaniami;
• z obsługą sprzętu firmowego.

Statystyki mówią, że dobrze przeprowadzony proces onboardingowy może mieć ogromny wpływ na wydajność i samodzielność pracowników, współczynnik retencji w zespole oraz chęć pozostania w firmie na dłużej. Zdecydowanie warto zatem zadbać o to, aby zrobić to skutecznie i we właściwy sposób — takie działania przysłużą się obu stronom.

Kto powinien przeprowadzić onboarding nowego pracownika?

Kwestią zatrudnienia nowego pracownika zwykle zajmuje się dział HR, a w przypadku nieco mniejszych firm często jest to menedżer lub sam właściciel firmy. W takim razie kto powinien być odpowiedzialny za skuteczne przeprowadzenie onboardingu? Może to być ta sama osoba, która rekrutowała pracownika, ale także jego bezpośredni przełożony. Do przeprowadzenia tego procesu warto wyznaczyć bardziej doświadczonego współpracownika, który stanie się dla nowej osoby oparciem i pierwszym punktem kontaktowym w razie potrzeby. Również pracownicy działu HR lub właściciel firmy będą odpowiedzialni za przygotowanie odpowiedniego stanowiska pracy.

Najważniejsze zasady skutecznego onboardingu

W zależności od wielkości, specyfiki i charakteru danej firmy czy konkretnego stanowiska, każdy onboarding będzie wyglądał nieco inaczej. Może on także przybierać różne formy, a osoba odpowiedzialna za niego może wykorzystać wiele z nich jednocześnie. Warto jednak poznać podstawowe zasady, które sprawią, że proces ten będzie przeprowadzony skutecznie i przyjemnie, zwiększając motywację pracownika i jego chęć do pracy. Onboarding można przeprowadzić także w przypadku pracy zdalnej — online. Sprawdź wskazówki dotyczące efektywnego onboardingu w firmie zarówno przed, jak i po rozpoczęciu pracy.

Przed rozpoczęciem pracy

Wdrożenie pracownika można rozpocząć nawet przed jego pierwszym dniem w firmie. Oczywiście najważniejszą kwestią formalną jest przygotowanie dla niego umowy, stanowiska i niezbędnych narzędzi do pracy, założenie firmowego adresu e-mail czy skierowanie na wstępne badania lekarskie. Już wcześniej można też wyznaczyć osobę, która będzie swoistym „opiekunem” nowego pracownika w pierwszych tygodniach. Warto zapytać, czy ktoś z zespołu chciałby im zostać na ochotnika — będzie wówczas bardziej zaangażowany w swoje zadanie.

Czas pomiędzy rozmową rekrutacyjną a faktycznym rozpoczęciem pracy może być dla kandydata stresującym i dezorientującym. Dlatego dobrym początkiem onboardingu będzie także wykonanie telefonu do nowego pracownika na 2-3 dni przed jego pierwszym dniem w pracy. Taka luźna rozmowa dotycząca samopoczucia i oczekiwań pozwoli nawiązać przyjazną relację i nastawić pozytywnie pracownika do firmy. Zamiast rozmowy można także wysłać krótką wiadomość, zapewniając o tym, że wszyscy członkowie zespołu z niecierpliwością czekają, aby do nich dołączył.

Po rozpoczęciu pracy w firmie

Co jest najważniejsze, gdy nowy pracownik stawia się pierwszego dnia w pracy? Z pewnością kwestie takie jak pokazanie mu nowego stanowiska pracy, ale także zapoznanie z innymi członkami organizacji. To bardzo ważne, ponieważ dobra atmosfera w zespole pozytywnie wpływa na ogólne efekty pracy. Dlatego osoba odpowiedzialna za onboarding powinna przejść się z nowym pracownikiem po całej firmie, zapoznając go z innymi i opowiadając o ich stanowiskach oraz obowiązkach. Oczywiście konieczne jest zorganizowanie spotkania z menedżerem, który doprecyzuje swoje oczekiwania względem nowej osoby. Warto również umówić rozmowę z przedstawicielem działu HR, który wyjaśni, z jakimi sprawami można się do niego zwracać. Co więcej — należy zapewnić nowego pracownika o wsparciu całego zespołu i chęci udzielenia pomocy w razie potrzeby.

A co z przydziałem zadań i obowiązków? Nawet jeśli dla nowo zatrudnionego nie ma zbyt wiele pracy na początku, zadbaj o to, aby miał co robić. Niech będą to proste zadania, ale angażujące w życie firmy, na przykład uczestnictwo w wewnętrznych szkoleniach czy spotkaniach. Do każdego nowego zadania należy takiego pracownika odpowiednio wprowadzić, a także udostępnić mu niezbędne do jego realizacji narzędzia — sprzęt czy wymagane dostępy do firmowych systemów.

Aby nowy pracownik już pierwszego dnia poczuł się w firmie naprawdę dobrze, wielu pracodawców decyduje się także na przekazanie tak zwanego welcome-packa, czyli paczki, w której znajdzie on praktyczne lub ciekawe firmowe gadżety. Notes wykonany z papieru ekologicznego, kalendarz, firmowy długopis, pendrive, a może książka dotycząca rozwoju w danej branży? Wszystkie te przedmioty będą stanowić nie tylko miły gest, ale także zachętę do pracy i pozytywne nastawienie do pracodawcy.

Onboarding — naucz się tego!

Skutecznego przeprowadzania onboardingu można, a nawet należy uczyć się podczas profesjonalnych szkoleń. Takie kursy organizowane na przykład przez EY Academy of Business pozwolą Twoim pracownikom lub Tobie jako właścicielowi firmy podnieść skuteczność onboardingu, która bezpośrednio przełoży się na efektywność pracy. Dlaczego warto to zrobić? Według statystyk około 30% nowo zatrudnionych pracowników opuszcza organizację w ciągu roku, a taka strata to dla każdej firmy ogromne koszty związane między innymi z rekrutacją. Można tego uniknąć właśnie dzięki efektywnie prowadzonemu onboardingowi. Zapisz się na szkolenie HR już dziś i witaj nowych pracowników w firmie z najwyższą skutecznością.