Realizacja różnego rodzaju projektów to ważna i niezbędna część rozwoju firmy. Żaden projekt nie może się jednak udać bez ludzi — zespołu, który wspólnie pracuje na jego sukces. Każdy zespół musi także mieć swojego lidera, czyli osobę zarządzającą zespołem projektowym. Na czym polega takie zarządzanie? Od jakich czynników zależy efektywność zarządzania zespołem? Sprawdź, z czym wiąże się prowadzenie projektu i kierowanie ludźmi w zespole, aby zadania zostały wykonane sprawnie i skutecznie.

Zespół projektowy — co to oznacza?

Do zespołu projektowego można zaliczyć każdą osobę powołaną do pracy nad danym projektem. Dobór członków zespołu projektowego jest bardzo ważny, ponieważ to właśnie od współpracy tych osób i odpowiedniego zarządzania nimi w dużej mierze zależeć będzie powodzenie każdego projektu. Członkowie zespołu wspólnie podejmują decyzje i działania oraz wykonują poszczególne zadania, które mają przybliżyć ich do realizacji projektu. Im liczniejszy zespół, tym więcej kreatywności, nowych pomysłów i motywacji do pracy. Jednak zarządzanie zespołem składającym się z dużej liczby osób jest zdecydowanie trudniejsze i stanowi niełatwe wyzwanie. Jaka jest rola osoby zarządzającej zespołem projektowym i dlaczego jest ona taka ważna?

Rola odpowiedniego zarządzania zespołem

Choć zarządzanie zespołem projektowym jest uznawane za zadanie prestiżowe, należy także do zadań stosunkowo trudnych. Wymaga bowiem konkretnych cech charakteru, umiejętności i kompetencji — tylko połączenie wszystkich tych elementów zapewni skuteczne i efektywne zarządzanie zespołem projektowym i przyczyni się do sukcesu przedsięwzięcia. Dlaczego rola odpowiedniego zarządzania zespołem jest tak ważna? To właśnie takie zarządzanie pozwala terminowo i efektywnie realizować plany i zadania postawione przed zespołem projektowym. Choć wszyscy członkowie zespołu dokładają starań w dążeniu do celu, to właśnie na osobie odpowiedzialnej za prowadzenie projektu spoczywa ciężar dopilnowania wszystkiego tak, aby zdążyć przed terminem i osiągnąć przy tym jak najlepsze efekty.

Etapy prowadzenia projektu

Cały proces prowadzenia projektu i zarządzania zespołem projektowym można podzielić na 3 główne etapy. Pierwszy z nich to planowanie organizacyjne, czyli na przykład planowanie komunikacji w zespole projektowym. Drugim etapem jest kompletowanie zespołu projektowego. To niezwykle ważny moment dla powodzenia całego przedsięwzięcia, ponieważ tylko odpowiedni dobór ludzi pozwoli osiągnąć sukces. Członkowie zespołu muszą być dobrze dopasowani nie tylko do poszczególnych zadań, czyli mieć odpowiednie umiejętności i kompetencje, ale także dobrze współpracować ze sobą jako grupa. Ostatnim etapem, który trwa w zasadzie przez cały czas realizacji projektu, jest kształtowanie zespołu — czyli właśnie odpowiednie zarządzanie nim, tak aby praca mogła być nieustannie udoskonalana i rozwijana.

Najważniejsze czynniki efektywnego zarządzania zespołem projektowym

Wszystkie etapy zarządzania zespołem i prowadzenia projektu składają się na jego sukces, ale nie bez znaczenia są także umiejętności i kompetencje osoby zarządzającej. Musi ona poradzić sobie z presją, natłokiem zadań i obowiązków oraz koniecznością stosowania różnych technik zarządzania. Jakie czynniki mają największy wpływ na skuteczność procesu zarządczego? Czego wymaga się od project managera?

Kompletowanie zespołu projektowego

Dobór odpowiednich członków zespołu projektowego ma ogromne znaczenie dla skutecznej realizacji zadania. Aby zatem dobrze skompletować zespół projektowy, project manager musi przede wszystkim ustalić, ilu członków zespołu potrzebuje i czego konkretnie oczekuje od każdego z nich. Nie ulega wątpliwości, że grupa taka nie może być zbyt duża, ponieważ mogłoby to szybko doprowadzić do powstania chaosu i członkowie zespołu mogliby poczuć się zagubieni lub wręcz niepotrzebni. Zbyt mała liczba osób spowoduje z kolei przeciążenie pojedynczych pracowników, co negatywnie wpłynie na efektywność ich pracy. Zadaniem kierownika projektu jest zatem przemyślenie, jakie osoby będą potrzebne przy realizacji poszczególnych etapów projektu oraz ilu członków do nich wyznaczyć.

Przydział zadań i obowiązków

Każda osoba w zespole powinna mieć nieco inne umiejętności i predyspozycje — to właśnie pod tym kątem należy przydzielić zadania dla każdego w zespole projektowym. Za ogromny plus uznaje się, jeśli project manager potrafi odpowiednio wykorzystać różnorodność kompetencji pracowników. Ważne jest także stawianie przed każdym z członków zespołu realnych celów i wymagań. Obarczenie nawet jednej osoby zbyt dużą liczbą obowiązków mogłoby skutkować nieodpowiednią realizacją całego projektu i zdemotywować wszystkich członków zespołu.

Relacje z członkami zespołu

Project manager, tak jak inni członkowie zespołu, musi nawiązywać przyjazne relacje ze współpracownikami. Takie pozytywne nastawienie dobrze wpływa na atmosferę w zespole projektowym, jednak również w tym przypadku istnieją granice, których nie należy przekraczać. Zbyt duże spoufalanie się mogłoby bowiem doprowadzić do spadku tempa pracy nad projektem i zaangażowania poszczególnych członków zespołu. Dlatego lider, choć powinien dobrze znać wszystkie osoby w zespole projektowym, uważnie ich słuchać, nie ignorować potrzeb i mieć z nimi dobry kontakt, musi jednocześnie utrzymywać swoją pozycję kierownika i koordynatora pracy.

Odpowiednia komunikacja

Kolejnym istotnym czynnikiem jest właściwa komunikacja pomiędzy wszystkimi członkami zespołu projektowego. To również zadanie dla project managera, dla którego rozmawianie ze wszystkimi osobami w zespole, słuchanie ich potrzeb czy organizowanie wspólnych narad, ale także przekazywanie informacji, uwag czy wskazówek w sposób jasny i czytelny, powinny być praktykowane przez cały okres pracy nad projektem. Tylko wtedy uniknie nieporozumień czy niedomówień, a każdy z członków zespołu będzie dokładnie wiedział, za co jest odpowiedzialny i jaki jest cel całego przedsięwzięcia.

Podniesienie efektywność zarządzania zespołem

Każdy kierownik projektów, lider czy menedżer odpowiedzialny za zarządzanie zespołem projektowym powinien stale się rozwijać i dokształcać, aby coraz lepiej wykonywać swoje zadania. Oprócz pracy nad swoimi kompetencjami osobistymi warto także korzystać ze specjalistycznych szkoleń z zakresu zarządzania projektami, w tym również zespołem projektowym. Dlaczego taki kurs to dobra propozycja dla każdego project managera?

Podczas szkolenia prowadzonego przez doświadczonych profesjonalistów będziesz mógł poszerzyć swoje umiejętności komunikacyjne i zarządcze, a także nauczysz się budować potencjał rozwojowy całego swojego zespołu. Zyskasz też możliwość przećwiczenia umiejętności tworzenia planów, dobierania odpowiedniego stylu zarządzania zespołem, stosowania różnych technik motywacyjnych, jak również skutecznej komunikacji w sytuacjach kryzysowych. W związku z tym, że trenerzy prowadzący szkolenie kładą szczególny nacisk na rozwój umiejętności praktycznych, poznane techniki i metody będziesz mógł od razu wprowadzić w życie w swojej pracy codziennej. Zapoznaj się z ofertą szkoleń w EY Academy of Business i naucz się jeszcze lepszego zarządzania projektami!