Zatrudnienie pracownika wiąże się z oceną jego zdolności i umiejętności oraz tego, czy dana osoba nadaje się do pełnienia konkretnej funkcji w firmie. Jednak także już w czasie wykonywania swoich obowiązków każdy pracownik musi liczyć się z tak zwaną oceną okresową. Na czym ona polega? Co powinna zawierać ocena pracownika, w jaki sposób się ją przeprowadza i jak się do niej odpowiednio przygotować? Odpowiedzi na te i inne pytania umieściliśmy w poniższym wpisie. Zachęcamy do lektury!

Czym jest okresowa ocena pracownika?

Jak sama nazwa wskazuje, okresowa ocena to dokument sporządzany przez pracodawcę lub przełożonego cyklicznie, który polega na ocenie postępów, działania oraz wyników pracy danego pracownika. Ocena okresowa polega zatem na weryfikacji wydajności i efektywności osoby zajmującej konkretne stanowisko w firmie, choć kontrola nie jest jej głównym zadaniem. Pełni ona przede wszystkim funkcję informacyjną — dla przełożonych, działów HR oraz kadry zarządzającej, ale także motywacyjną — dla samych pracowników, dla których stanowi ona szansę na zdobycie podwyżki czy awansu, ukazanie się w korzystnym świetle i podkreślenie swoich mocnych stron oraz sukcesów.

Czy ocena pracownika jest obowiązkowa?

Żadne przepisy prawa pracy nie określają jasno wymogu dokonywania okresowej oceny pracownika ani nie podają jego definicji. Mimo to ocena okresowa jest narzędziem coraz częściej i coraz chętniej stosowanym przez pracodawców, menedżerów czy przełożonych we wszelkich sytuacjach, w których uznają oni to za konieczne lub pomocne. Zazwyczaj dokonuje się jej już na początku zatrudnienia, ale także później, w trakcie pracy. Ocena okresowa może okazać się bardzo przydatna przed podjęciem konkretnych działań czy decyzji w sprawach zatrudnienia. Warto także wspomnieć, że choć nie ma wymogu dokonywania oceny pracownika na piśmie, to jednak prawo zobowiązuje pracodawcę do stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy. Ujednolicone zasady przeprowadzania oceny okresowej pracownika mogą więc działać na korzyść firmy także pod tym względem.

Co powinna zawierać ocena pracownika?

Ponieważ ocena pracownika ma być pomocna przede wszystkim kadrze zarządzającej w firmie, również kryteria oceny powinny być dostosowane do specyficznych potrzeb i wymogów jednostki. Warto wziąć pod uwagę takie skonstruowanie formularza oceny, aby był on bezpośrednio powiązany z systemem motywowania pracowników. Do najczęściej ocenianych obszarów można natomiast zaliczyć:

• poziom wiedzy i umiejętności pracownika — ocena tego, jaką wiedzę i umiejętności posiada dany pracownik, w jaki sposób je rozwija oraz wykorzystuje w wykonywaniu obowiązków zawodowych;
• umiejętność zarządzania czasem pracy i terminowość — ocena sposobu gospodarowania czasem i planowania swoich zajęć w trakcie godzin pracy, a także wywiązywania się ze zleconych zadań w wyznaczonym terminie;
• organizacja stanowiska pracy — ocena tego, jak pracownik organizuje swoje miejsce wykonywania pracy i w jaki sposób wpływa to na jego efektywność oraz wydajność;
• praca w zespole — ocena umiejętności nawiązywania relacji społecznych ze współpracownikami, a także swoimi przełożonymi, w atmosferze obopólnego szacunku i wsparcia; ocena poziomu komunikatywności;
• rozwój i podnoszenie kwalifikacji — ocena chęci i podejmowania wysiłku w celu stałego podnoszenia swoich umiejętności i kompetencji oraz wykazywania inicjatywy dotyczącej dalszego samorozwoju.

W zależności od zajmowanego przez pracownika stanowiska ocena okresowa może także obejmować kwestie takie jak umiejętności zarządzania zasobami ludzkimi, znajomości oraz nauki języków obcych, motywowania współpracowników, samodzielność czy znajomość przepisów obowiązujących w firmie.

Rodzaje oceny okresowej pracownika

Ocena okresowa może być przeprowadzona nie tylko pod różnym kątem, tak jak wspomniano powyżej, ale także dokonana w różnym zakresie. W tej kwestii wyróżnia się przede wszystkim 4 rodzaje oceny okresowej: ocenę 90 stopni, 180 stopni, 270 stopni oraz 360 stopni. Różnią się one od siebie ilością osób przyczyniających się do finalnego wyniku oceny. Ocena 90 stopni to wyłącznie ocena dokonana przez przełożonego pracownika. W ocenie 180 stopni bierze się pod uwagę zarówno ocenę przełożonego, jak i samoocenę dokonaną przez pracownika. Przy ocenie 270 stopni istotna jest także ocena współpracowników — może ona mieć formę anonimowej ankiety online. Najwyższa możliwa ocena, czyli ocena 360 stopni lub 360+ stopni, polega na wzięciu pod uwagę wszystkich wyżej wymienionych źródeł, a dodatkowo także jednego lub więcej źródeł oceny, na przykład klientów czy kontrahentów.

Okresowa ocena pracownika — jak wypełnić?

Formularze do dokonywania oceny okresowej nie są jednakowe dla wszystkich firm, a każda jednostka może stworzyć własny system oceniania oraz wypełniania dotyczących jej dokumentów. Przykładowy najprostszy wzór zazwyczaj obejmuje jednak prostą tabelę, w której zgodnie z ustaloną skalą ocen cyfrowo przyznawane są pracownikowi opinie w poszczególnych kryteriach. W końcowej części formularza warto uwzględnić także miejsce na dodatkowe uwagi, w których pisemnie opisać można spostrzeżenia, uwagi i zalecenia dotyczące wydajności oraz efektywności pracownika. Wynik końcowy może być przedstawiony w formie sumy lub średniej punktowej, co znacząco ułatwi porównanie z innymi ocenami pracowniczymi.

Ocena pracownika — jak się przygotować?

Przygotowanie się do oceny okresowej jest bardzo ważne, ponieważ od tego, jak przebiegnie rozmowa z przełożonym, może zależeć szansa na awans czy podwyżkę lub wręcz przeciwnie — brak możliwości dalszego rozwoju w firmie. Warto więc odświeżyć sobie w pamięci, według jakich kryteriów przebiegać będzie ocena, a także zastanowić się nad tym, co w tej chwili dla kadry zarządzającej liczy się najbardziej. Klucz do sukcesu to myślenie i mówienie o sobie dobrze, podkreślanie swoich sukcesów, wysiłków w dążeniu zarówno do rozwoju osobistego, jak i rozwoju firmy. A co z popełnionymi w czasie pracy błędami? Pokaż, że wyciągnąłeś z nich odpowiednie wnioski i wiesz, co robić, aby takie sytuacje więcej się nie powtórzyły. Pamiętaj także o tym, aby zrobić dobre wrażenie (ubiór, fryzura) i dobrze wykorzystać czas rozmowy z przełożonymi. Wszystko to pozwoli Ci wypaść dobrze podczas oceny pracowniczej, a taki dokument będzie doskonałym argumentem w negocjowaniu lepszych warunków pracy na najbliższe miesiące.