Jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym? 7 sprawdzonych zasad

Czy menedżer może budować swój autorytet na odległość? Jak badać poziom motywacji pracowników, nawet gdy nie mamy z nimi bezpośredniego kontaktu? Jak łączyć pracę stacjonarną i zdalną? Ewa Opolska z EY Academy of Business radzi, co robić, by efektywnie kierować zespołem hybrydowym.

1. Poznaj narzędzia pracy

Zespół rozproszony to grupa ludzi, którzy na co dzień nie pracują w jednym miejscu, ale mają wspólne zadania, wspólny cel i wspólnego menedżera. Pracownicy mogą przebywać w różnych miastach, krajach czy strefach czasowych. W pandemii pojawiła się dodatkowa kategoria zespołów rozproszonych, w której pracownicy pracują we własnych domach. Nie ulega wątpliwości, że kierowanie zespołem na odległość jest sporym wyznaniem.  – Jeden z menedżerów rozpoczął pracę w pandemii i nigdy nie widział na żywo swoich pracowników. Było to dla niego trudne, zwłaszcza jeśli w grę wchodziło przyjęcie do pracy nowej osoby i wdrożenie jej w obowiązki. W takich sytuacjach przydaje się choć jedno osobiste spotkanie w firmie – mówi Ewa Opolska. Tradycyjne spotkania warto też wyznaczyć co tydzień, miesiąc, kwartał, aby doprowadzić do większej integracji zespołu. Na co dzień jednak zebrania odbywają się w wersji online, na platformach typu Zoom, Hangouts czy Microsoft Teams. To praktyczne rozwiązanie, zdarza się jednak, że nadużywane. O ile spotkania synchroniczne warto organizować, gdy wyznaczamy cele i planujemy przyszłość, o tyle status pracy zespołu możemy sprawdzać asynchronicznie. Organizowanie wieloosobowych i wielogodzinnych konferencji nie jest wtedy konieczne. Zawieszone w chmurze narzędzia, takie jak CMS, Miro, tablice kanban, umożliwiają zapoznanie się ze stanem wykonania zadania zarówno menedżerowi, jak i każdemu uprawnionemu członkowi zespołu w dowolnym momencie.

2. Zadbaj o higienę spotkań

Aby spotkania były efektywne, powinny rozpoczynać się i kończyć o czasie. Nie wszystkie narady wymagają całej godziny, na rozwiązanie niektórych problemów wystarczy kwadrans. Menedżer powinien pamiętać, by nie umawiać zebrań przez cały dzień pracy. Pracownicy muszą mieć przerwę na kawę czy lunch – w niektórych firmach takie przerwy są obowiązkowe i jest to bardzo dobry zwyczaj. Zanim zorganizujemy telekonferencję upewnijmy się również, czy wszyscy zaproszeni muszą na niej być. Część osób nie wniesie nic do dyskusji ani nie wyniesie z zabrania żadnej korzyści dla siebie.

3. Buduj swój autorytet

Im ktoś lepiej wypada, używając narzędzi zdalnych, tym będzie miał większy autorytet w zespole. Niektórzy menedżerowie niezbyt dobrze sobie z tym radzą – w biurze mogli liczyć na pomoc asystenta, w domu zdani są tylko na siebie. Jeśli menedżer spóźnia się 15 minut, bo nie był w stanie kliknąć w odpowiedni link, raczej nie może liczyć, że wywrze dobre wrażenie. Podstawowa biegłość techniczna to warunek konieczny, choć nie wystarczający. Druga kwestia to umiejętności komunikacyjne menedżera. Przydaje się tu konkretność i zwięzłość, używanie przekonujących argumentów i …odpowiednia dykcja. Kluczowa jest dyscyplina w prowadzeniu zebrań, odpowiednia moderacja dyskusji, odcinanie niepotrzebnych wątków. Menedżer musi dbać o to, by nie marnować czasu: swojego i innych.

4. Zaplanuj codzienną rutynę

Typowy plan dnia zależy od dynamiki pracy. W zarządzaniu długoterminowymi projektami nie ma sensu codzienne sprawdzanie statusu zadań, ale w pracy operacyjnej, gdzie stale pojawiają się nowe problemy, już tak. – Znam menedżera, który z dwunastoma osobami ze swojego zespołu rozmawia po 5 minut dziennie i ten system się sprawdza. Wystarczy 1,5 godziny, by wiedział, co dzieje się w organizacji – mówi Ewa Opolska. W pracy zdalnej nie można zdawać się na przypadek, wszystko musi być zaplanowane. Dlatego należy pamiętać, by w planie dnia oprócz bieżących spraw znalazł się też czas na podziękowania czy docenienie pracy zespołu. Warto celebrować sukces, co nie jest zbyt częste w polskiej kulturze organizacyjnej.

5. Zaufaj zespołowi

Część menedżerów czuła się niepewnie, przechodząc w tryb pracy zdalnej. Mieli przekonanie, że pracownicy zamknięci w domach nic nie robią i wpadali w panikę skutkującą nadmierną kontrolą. To pułapka, bo piętnaście maili od szefa dziennie wcale nie zwiększa efektywności podwładnego. Niektórzy menedżerowie w ciągu roku przeszli jednak ewolucję od kontrolującego i opresyjnego stylu zarządzania do większej swobody. Gdy zauważyli, że cele biznesowe są osiągane, nabrali większego zaufania do swojego zespołu. Pracownicy również przyzwyczaili się do innego stylu pracy z menedżerem i stali się bardziej bezpośredni w komunikowaniu swoich potrzeb.

6. Motywuj

W pracy zdalnej niektóre narzędzia motywacji przestały pełnić swoją rolę. Przykład? Popularna karta do klubów fitness przestała być motywatorem w czasach pandemii, bo ze względu na obostrzenia nie można było z niej korzystać. Dziś trzeba ciągle szukać nowych rozwiązań oraz badać poziom motywacji pracowników. Menedżerowie mogą o tym zapominać, bo efektywność pracy zdalnej jest równa tej stacjonarnej. Stabilna efektywność może być jednak złudna. – Choć menedżerowie są zadowoleni, 30 proc. pracowników mówi, że spada im wydajność podczas pracy w domu. Na te same zadania muszą poświęcać więcej czasu. Może to prowadzić do przemęczenia i wypalenia, a w przyszłości stworzyć problemy z motywacją i zaangażowaniem – mówi Ewa Opolska. Jednocześnie jednak praca hybrydowa może oznaczać złamanie rutyny – część tygodnia pracownik spędza w biurze, część w domu, dzięki czemu unika się sytuacji, w której każdy dzień wygląda tak samo. Dodatkowo home office może być traktowany jako rodzaj bonusu, przywilej dla pracownika, a więc nowy motywator.

7. Zapewnij poczucie ciągłości

Pracując online warto kontynuować niektóre zwyczaje z pracy stacjonarnej. Jeśli w styczniu odbywała się ocena pracownicza, róbmy to nadal, tyle że w innej, zdalnej formie. W marcu były awanse i podwyżki – podtrzymajmy ten zwyczaj. W ten sposób zapewnimy pracownikom poczucie stałości i bezpieczeństwa.

Sprawdź także szkolenia z zarządzania w EY Academy of Business:

• Współpraca w zespole rozproszonym
• Zarządzanie online. Zarządzanie zespołem zdalnym
• Szkolenia z kompetencji menedżerskich