Różne programy pakietu Microsoft Office, takie jak Excel, są wręcz niezbędne w codziennej pracy osób z różnych branż. Stanowią ogromne ułatwienie dla pracowników działów finansowych, HR, audytu i kontroli wewnętrznej, a nawet menedżerów. Szczególnie jeśli chodzi o MS Excel — znajomość obsługi tego programu zalicza się do cennych umiejętności, coraz częściej docenianych przez pracodawców. Jakie mogą być praktyczne zastosowania arkuszy kalkulacyjnych w codziennej pracy różnych działów? Jak nauczyć się płynnej i prawidłowej obsługi MS Excel? Odpowiedzi znajdziesz poniżej!

Podstawowe funkcje programu Microsoft Excel

Aby przybliżyć sobie rodzaje zawodów i branż, w których używanie programu MS Excel może okazać się pomocne, warto dobrze poznać wszystkie jego funkcje — zarówno te podstawowe, jak i bardziej zaawansowane. Jest ich naprawdę sporo, dzięki czemu pracownicy różnych działów i branż mogą znaleźć zastosowanie odpowiednie dla siebie. Główną funkcjonalnością Excela jest bowiem tworzenie oraz obsługa arkuszy kalkulacyjnych. Ich wykorzystanie może być naprawdę wszechstronne — od prowadzenia domowego budżetu, przez tworzenie list pracowników i zleceń dla nich, aż po naprawdę zaawansowane obliczenia zawierające duże ilości danych. Podstawowe operacje wykonywane w takich arkuszach kalkulacyjnych to:

• SUMA — dodawanie wartości w komórkach;
• JEŻELI — wyszukiwanie wartości opierających się na danym warunku;
• WYSZUKAJ — przeszukanie kolumny lub wiersza w celu znalezienia tej samej pozycji w innym wierszu / innej kolumnie;
• DATA — zwrócenie kolejnej liczby porządkowej reprezentującej konkretną datę (istnieje także funkcja umożliwiająca obliczenie liczby dni, miesięcy lub lat pomiędzy dwiema datami).

Arkusz kalkulacyjny umożliwia także sortowanie oraz udostępnia różne funkcje zgodności, modułów, baz danych, inżynierskie, finansowe, informacyjne, logiczne, statystyczne, tekstowe, matematyczne i trygonometryczne. W sumie program Excel ma wbudowanych ponad 200 funkcji, a zatem poznanie wszystkich jego możliwości wymaga naprawdę długich godzin spędzonych na pracy z programem. Warto jednak przyjrzeć się tym możliwościom programu, które są szczególnie przydatne dla przedstawicieli konkretnych zawodów.

Kto może wykorzystać MS Excel w swojej pracy?

Zaawansowane funkcje i różnorodne możliwości, jakie daje program Microsoft Excel, umożliwiają wykorzystanie go w codziennej pracy naprawdę różnych branż i działów. Co więcej, od wejścia Excela na rynek co jakiś czas pojawiają się jego nowe, ulepszone wersje. Nic dziwnego, że stał się on królem wśród arkuszy kalkulacyjnych stosowanych w różnych dziedzinach. W jakich branżach jest szczególnie przydatny?

Finanse i rachunkowość

Dział księgowości często korzysta z właściwości arkusza kalkulacyjnego MS Excel — znacząco ułatwia on wprowadzanie i porządkowanie danych liczbowych, a także wykonywanie obliczeń. Bardzo przydatne w pracy każdej osoby, która potrzebuje wyróżniać konkretne pożądane dane lub tworzyć przejrzyste wykresy mogą okazać się również narzędzia do sprawdzania poprawności danych, formatowanie warunkowe czy tabela przestawna. Wszystkie te działania mogą uchronić przed kosztownymi pomyłkami.

HR — Human Resources

Zarządzanie zasobami ludzkimi to kolejna branża, która w dużej mierze opiera się na bazach danych i dokonywaniu różnego rodzaju obliczeń. Formuły programu Microsoft Excel okażą się zatem nieocenioną pomocą także w działach HR. Program znacząco ułatwia tworzenie harmonogramów i zestawień dla pracowników firmy wraz z raportami — tygodniowymi, miesięcznymi, kwartalnymi czy rocznymi.

Menedżerowie

Menedżerowie wykonują pracę opartą przede wszystkim na kontaktach z ludźmi, ale także muszą pilnować wypełniania odgórnych planów i przygotowywać raporty z wyników swojej pracy lub pracy swojego zespołu. Dlatego również menedżerowie różnych działów mogą odnieść wymierne korzyści dzięki pracy z wykorzystaniem programu MS Excel. Arkusze kalkulacyjne można dostosowywać do własnych potrzeb i realizacji konkretnych zadań, na przykład szybkiego analizowania dużych ilości danych czy tworzenia prezentacji danych.

Audyt i kontrola wewnętrzna

Wybrane funkcje MS Excel są także bardzo przydatne do celów audytu i kontroli. Zdecydowanie ułatwiają analizowanie dużych zbiorów danych oraz przygotowywanie sprawozdań z kontroli lub audytu w atrakcyjnej formie graficznej. Przejrzysty arkusz kalkulacyjny pozwala kontrolerom i audytorom jeszcze łatwiej identyfikować nieprawidłowości czy weryfikować poprawność wprowadzonych danych, a nawet zagłębić się w podstawy statystyki, takie jak korelacje czy prognozowanie.

Sprawozdawczość finansowa

Program MS Excel bywa także bardzo pomocny przy przeprowadzaniu badań sprawozdań finansowych. Jego użycie pozwala na znaczne usprawnienie pracy na przykład dzięki możliwości importowania danych czy korzystania z tabel przestawnych.

Controlling finansowy

W pracy kontrolera finansowego umiejętność obsługi programu MS Excel jest wręcz niezbędna. Arkusz kalkulacyjny ułatwia sprawną pracę nawet na naprawdę dużych bazach danych, a jeśli kontroler opanuje program w bardziej zaawansowanym stopniu, maksymalnie ułatwi sobie zadanie, na przykład poprzez importowanie i transformowanie danych w odpowiedni sposób.

Oprócz tych konkretnych zawodów, w których znajomość obsługi programu MS Excel stanowi ogromne ułatwienie, arkusz kalkulacyjny może także okazać się świetną pomocą w wielu innych kwestiach. Doskonale sprawdzi się na przykład przy wykonywaniu modelowania finansowego przy wycenie start-upów, przedsiębiorstw lub spółek giełdowych.

Jak nauczyć się obsługi programu MS Excel?

Microsoft Excel to doskonały pomocnik przy wykonywaniu wielu czynności zawodowych. Zdecydowanie warto więc nauczyć się płynnie nim posługiwać. Jeśli chodzi o podstawowe funkcje — można próbować nauczyć się ich samodzielnie, jednak nie wykorzystasz wtedy całego potencjału tego zaawansowanego narzędzia. Dlatego warto zdecydować się na specjalistyczne szkolenie prowadzone przez profesjonalistów, którzy w formie warsztatów komputerowych, krok po kroku, pokażą Ci wszystkie funkcje i możliwości programu Microsoft Excel. Wybieraj spośród szkoleń dostępnych w EY Academy of Business — dla kontrolerów finansowych, księgowych, menedżerów, audytorów, kontrolerów wewnętrznych oraz właścicieli firm i startupów, którzy chcą wykorzystywać arkusze kalkulacyjne do usprawnienia swojej pracy i uporządkowania dużych ilości danych.

Udział w szkoleniu z Microsoft Excel oraz innych programów pakietu MS Office pozwoli Twojej firmie wejść na wyższy poziom przechowywania i analizy danych, a także pomoże przy komunikacji pomiędzy członkami zespołu. Arkusze mogą bowiem posłużyć również do układania harmonogramów pracy i przydzielania jej poszczególnym pracownikom, co przyczyni się do zachowania porządku w dokumentacji i wyeliminowania niejasności czy nieprawidłowości. Poznaj to wspaniałe narzędzie do pracy, jakim jest program MS Excel już dziś i zadbaj o łatwiejszą pracę w przyszłości!