Przepisy o sygnalistach bramą do compliance

Przepisy dyrektywy UE o ochronie sygnalistów (i wkrótce implementujące je przepisy krajowe) wprowadzają nowe obowiązki związane z reagowaniem na zgłoszenia o nieprawidłowościach i ochroną osób je ujawniających, a także nowy zakres odpowiedzialności dla przedsiębiorstw.

Już obecnie duża część pracodawców dostrzega we wprowadzeniu tych przepisów korzyści wynikające z ograniczenia ryzyka potencjalnych strat finansowych, czy też ryzyka prawnego lub reputacyjnego. Ponadto, przepisy te mogą zmusić do działania w zgodności, czyli przestrzegania przepisów prawa oraz przestrzegania zasad etycznych w zakresie prowadzonej działalności.

Cele nowych przepisów – wymogi dla pracodawców

Wkrótce przepisy krajowe o ochronie sygnalistów, których ustanowienie narzuca dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 219/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, wymagać będą od podmiotów sektora prywatnego i publicznego wprowadzenia wewnętrznych regulacji oraz środków związanych z przyjmowaniem zgłoszeń o nieprawidłowościach.

Celem nadrzędnym dyrektywy jest ustanowienie wspólnego w UE poziomu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w miejscu pracy. Przepisy te mają osłaniać przed jakimikolwiek działaniami niepożądanymi wobec sygnalistów, w związku z tym, że ujawnili nieprawidłowości. Wszelkie próby, a nawet groźby takich działań mogą spotkać się z surowymi konsekwencjami. Można powiedzieć, że sygnaliści otrzymają swego rodzaju „certyfikat”, chroniący ich przed przełożonymi, prezesami firm, kierownikami instytucji, czy nawet współpracownikami. Posiadając taki zakres ochrony mogą być „zachęceni” do ujawniania nieprawidłowości.

Drugim celem tych przepisów jest niejako przeniesienie na pracodawców odpowiedzialności prowadzenia działań następczych w związku ze zgłoszeniami – czyli reagowania na naruszenia. W szczególności w tych przypadkach, gdy mogą one dotyczyć nieprawidłowości, którym sama organizacja może zapobiec lub skutecznie im przeciwdziałać. Nie ma tu więc mowy o pozorności przy tworzeniu procedur zgłaszania. Na wszelkie naruszenia należy reagować lub je wyjaśniać.

Co czeka pracodawcę?

Po pierwsze, co oczywiste – musi spełnić wymogi przepisów (dyrektywy i wprowadzonej na jej podstawie ustawy). Oznacza to,, że musi stworzyć odpowiednie wewnętrzne procedury działania. Po drugie, ustanowić rzeczywiste i skuteczne środki ochrony wobec sygnalistów i je stosować. Ewentualne pominięcie tych obowiązków może spotkać się z sankcją. To wszystko, aby stworzyć możliwości ujawniania i wykrywania nieprawidłowości.

Najlepiej jednak, aby ewentualne nieprawidłowości nie występowały, dając tym samym podstawę do zgłoszeń (także do organów państwa), czy też „zachęcając” do ujawnienia publicznego. W takich okolicznościach  w interesie każdego pracodawcy powinno być wprowadzenie  regulacji i zasad postępowania, które zapobiegną naruszeniom.

Złoty środek

Jednak przede wszystkim,  należy zrobić krok wstecz, ustanawiając wewnętrzne zasady compliance, które sprzyjać będą kulturze przestrzegania prawa i zasad etycznych. Wewnętrzne przepisy związane ze zgłaszaniem naruszeń i podejmowaniem na ich podstawie działań mogą temu sprzyjać. Pod warunkiem jednak wyjścia poza ramy określone wymogami dyrektywy oraz wykorzystania dobrych praktyk i pewnych sprawdzonych rozwiązań.

Celem jest odpowiednie zabezpieczenie organizacji przed ryzykiem wystąpienia nieprawidłowości, a tym samym kosztami finansowymi, prawnymi i reputacyjnymi.

Pomocne tu może być odpowiednie doświadczenie i wsparcie doradców w ustanowieniu i utrzymaniu całego systemu whistleblowingu w organizacji, a także w zapobieganiu wystąpieniu naruszeń.

Autor: Krzysztof Krak

Ekspert do spraw compliance, Compliance Business Administration Krzysztof Krak

Trener EY Academy of Business

Chcesz być dobrze przygotowany na nadchodzące zmiany? Zapoznaj się ze specjalnym programem szkoleniowym, w całości poświęconym dyrektywie o sygnalistach:

» Wewnętrzne procedury zgłaszania nieprawidłowości. Dyrektywa o sygnalistach – jak się przygotować?