„Tyrania chwili”, czyli o tym, że skupienie nie przychodzi łatwo

Ile razy przerywasz pisanie jednego, kilkuzdaniowego e-maila? Ile wymuszonych przerw zdarza Ci się robić podczas wykonywania zaplanowanego działania? Trudność w skupieniu się na jednym działaniu, spowodowana wielością docierających do nas informacji, potrzeba załatwienia rzeczy „natychmiast” czy „na wczoraj” (sic!) – Eriksenowska „Tyrania chwili” – to ona jest główną przyczyną naszej słabszej efektywności.

• telefon komórkowy
• plotki
• Internet
• media społecznościowe
• przerwy na papierosa/przekąski
• hałaśliwi współpracownicy
• spotkania
• przychodzące e-maile
• koledzy wpadający pogadać
• współpracownicy głośno rozmawiający przez telefon

Gdy spojrzymy na powyższą listę, okazuje się, że działanie większości przeszkadzaczy jest w pełni zależne od nas samych! To nasze nawyki związane z odbieraniem poczty, odpowiadaniem na wiadomości, śledzeniem portali społecznościowych, włączanie się w „krótkie rozmowy” korytarzowe/przy kawie, wpływają na to, jak pracujemy.

Czy wiesz, że powrót w pełnej koncentracji do wykonywanego zadania zajmuje średnio 23 minuty 15 sekund?! Dodatkowo, rozproszenie sprzyja podwyższeniu poziomu stresu i pogorszeniu samopoczucia.

Co robić, by było inaczej?

• Planuj czas i bądź konsekwentny
  Trzymaj się założonego dziennego planu (60:40)
• Nie rozpraszaj się w trakcie pracy
  Wcześniej przygotuj sobie kawę/herbatę, potrzebne materiały, wyłącz niepotrzebne zakładki Internetu i… skup się nad tym, co jest do zrobienia. Idealnie byłoby też wyłączyć telefon – czy zauważyłeś, że nieodebrane połączenia, wiadomości działają równie rozpraszająco, jak ich odbieranie? Po usłyszeniu sygnału konieczność sprawdzenia i odpowiedzi staje się tak silna, że obniża naszą koncentrację.
• Bądź asertywny
  W pracy często przeszkadzają nam… nasi współpracownicy i szefowie. Przed rozpoczęciem dłuższego zadania, zapytaj więc, czy ktoś potrzebuje Twojej pomocy i powiedz, że teraz zamierzasz skupić się na swojej pracy. A może uda się zastosować w zespole technikę „czerwonego światła”? Umówcie się na określony znak (kalendarz odwrócony do góry nogami, czerwony post-it przyklejony do tyłu ekranu), który będzie symbolizował, że nie chcecie, by Wam przeszkadzano. Oczywiście znak powinien być respektowany przez wszystkich, a po skończeniu zadania usuwany. Sprawdźcie tę technikę! Ona działa!

Praca nad własną efektywnością wymaga wysiłku, wypracowania własnych metod, poznania sposobów ludzi odnoszących sukcesy.

Zainteresuj się bardziej zaawansowanymi narzędziami do zarządzania zadaniami, takimi jak kanban projektowy. Polecane szkolenia „Agile Project Management” oraz „Nadzór projektu – metody zwinne” (stanowi moduł 6 programu „Zarządzanie projektami„).