Przez ostatni rok wiele firm pracowało zdalnie. Dziś podejmują decyzję: wrócić do biura czy pozostać przy home office? Z badania Ernst & Young 2021 Work Reimagined Employee Survey wynika, że po zakończeniu pandemii tylko co piąty ankietowany chce pracować wyłącznie w biurze, co czwarty natomiast chciałby połączenia pracy stacjonarnej i zdalnej.

Co na ten temat sądzą menedżerowie i klienci? Co jest najlepszym rozwiązaniem? Na te pytania odpowiada Ewa Opolska z EY Academy of Business.

Obostrzenia obowiązujące w 2020 roku zmusiły firmy do wprowadzenia nowych rozwiązań organizacyjnych. Dla wielu pracowników i pracodawców przejście na pracę zdalną było szokiem, ale podobny wstrząs może czekać tych, którzy po przerwie wracają do trybu pracy stacjonarnej. Firmy radzą sobie z problemem za pomocą trzech różnych strategii – część przedsiębiorstw zachęca do powrotu do biura, część pozostaje przy pracy zdalnej, jeszcze inne decydują się na model hybrydowy. Jakie argumenty przemawiają za każdym z tych rozwiązań?

Powrót do biura – dla wzmocnienia więzi międzyludzkich i pracy zespołowej

Zachęta do powrotu do biura zwykle pojawia się w firmach, w których zespoły pracujące w rozproszeniu działały gorzej – ich efektywność spadła, zanikł duch pracy grupowej. Na rzecz pracy stacjonarnej przemawia chęć odbudowania więzi międzyludzkich. W firmach usługowych, branżach, takich jak bankowość, ubezpieczenia, reklama, ważny jest przepływ energii i lepszy transfer wiedzy. A temu sprzyja codzienny i osobisty kontakt z innymi współpracownikami.

Dla kogo praca stacjonarna będzie atrakcyjna? Przede wszystkim dla tych menedżerów, którzy uważają, że swój autorytet mogą budować tylko w miejscu pracy i wyłącznie w bezpośrednim kontakcie. Źle się czuli podczas pracy zdalnej i nie potrafili przebić się ze swoim przywództwem przez ekrany komputerów. Z powrotu do biura ucieszą się też klienci. Zwłaszcza w instytucjach, które nie dostosowały się organizacyjnie do nowych warunków, przez co kontakt z nimi był utrudniony. Dotyczy to np. urzędów, w których trudno było załatwiać sprawy w wersji online. Powrót do biura jest dobrym rozwiązaniem także dla osób, które nie miały warunków do pracy w domu lub mają problem z samoorganizacją. Podczas home office nie potrafiły wyznaczyć sobie godzin pracy, co sprawiło, że kompletnie zatarły się dla nich granice między życiem zawodowym a prywatnym.

Praca zdalna – dla bezpieczeństwa i oszczędności

O pozostaniu na pracy zdalnej decydują przede wszystkim względy bezpieczeństwa. – Znam kilka firm, które podjęły decyzję: do końca roku nie wracamy do biura.  Często liczą się one z czwartym lockdownem i nie chcą za kilka miesięcy ponownie reorganizować całej firmy. Jest to opcja: poczekajmy i zobaczmy, co się stanie – tłumaczy Ewa Opolska. Menedżerowie nie decydują się na powrót do pracy stacjonarnej, ponieważ nie zauważyli spadku efektywności zespołu (choć również nie odnotowali wzrostu), nie czują więc presji, aby naprawiać obecną sytuację. Dodatkowo praca zdalna oznacza niższe koszty prowadzenia działalności. Nie bez znaczenia są preferencje pracowników, z których wielu polubiło pracę zdalną i trudno jest im z niej zrezygnować. Wśród jej zalet najczęściej wymieniana jest oszczędność czasu i pieniędzy związana z brakiem dojazdów oraz możliwość pracy z każdej części Polski czy nawet świata.

Praca hybrydowa – dla zachowania nowoczesnych narzędzi pracy

Część pracowników zgodziłaby się na powrót do biura, ale na innych zasadach niż przed obostrzeniami. 75,5 proc. Polaków biorących udział w badaniu Rok nowej normalności, przeprowadzonego przez Pracuj.pl, chętnie wybrałoby pracę hybrydową, czyli łączenie pracy stacjonarnej ze zdalną. – Jestem wielką zwolenniczką pracy hybrydowej. Obostrzenia spowodowały, że firmy musiały sięgnąć po nowoczesne rozwiązania. Choć technologia zdalnych spotkań była dostępna dużo wcześniej, firmy rzadko z niej korzystały. Raczej dużym wysiłkiem organizowały zjazdy, konferencje i delegacje. Pandemia zmusiła nas do stosowania rozwiązań, które warto zachować – mówi Ewa Opolska.

Nowy początek – jak zorganizować powrót do biura

– Powrót do biura nie powinien być organizowany ad hoc czy drogą odgórnego nakazu. Nie chcemy sytuacji, w której zarządzamy pracę stacjonarną i spotykamy się z buntem czy niechęcią załogi. A z taką reakcją zetknęli się niektórzy menedżerowie – mówi Ewa Opolska. Dobrze byłoby więc przedyskutować z pracownikami nową formułę pracy, dowiedzieć się, jakie mają potrzeby i oczekiwania. Nie musimy uwzględniać wszystkich uwag, jednak już sam fakt konsultacji będzie działał pozytywnie na nastawienie pracowników. Podczas rozmów należy ustalić jasne i czytelne zasady dotyczące tego, jak będzie zorganizowany powrót. Istotne jest spójne stanowisko menedżerów – trudno wyobrazić sobie sytuację, w której każdy dział funkcjonowałby według różnych reguł. W komunikacji bardzo ważna jest informacja, jak firma zadba o bezpieczeństwo – czy pomieszczenia będą przearanżowane i ozonowane, czy wprowadzone zostaną zasłonki z pleksi, jak będzie realizowana reguła dystansu społecznego. O planowanych działaniach warto informować z wyprzedzeniem – w czerwcu zapowiedzmy powrót do biura w wrześniu, tak aby zmiana nie następowała z dnia na dzień. Z tego samego względu warto wprowadzić okres przejściowy np. 2 miesiące, zanim dojdziemy do modelu docelowego. W ten sposób pracownicy będą mieli szansę oswoić się ze zmianami. W całej komunikacji warto podkreślać atrakcyjność miejsca pracy, a sam dzień powrotu uczcić drobnym poczęstunkiem lub upominkiem.

*Pracujesz w roli menedżera lub zarządzasz zespołem? Sprawdź nasze kursy z zarządzania:

• Zarządzanie zmianą – kompendium wiedzy
• Zarządzanie online – zarządzanie zespołem zdalnym
• Współpraca w zespole rozproszonym
• Menedżer – sprawne zarządzanie organizacją
• Wellbeing w organizacji
• Metody i techniki zarządzania zespołem

Wypróbuj także nasze e-learningi z kompetencji menedżerskich.