Efektywność pracownika w dużej mierze zależy od jego motywacji, odpowiednich warunków pracy oraz dopasowania potencjału do zakresu zadań. Powinno na tym zależeć zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy — oboje odniosą bowiem korzyść z tego, że pracownik jest w swojej pracy wydajny i czuje się spełniony, realizując swoje obowiązki. Jak zatem obie strony mogą zadbać o poprawienie efektywności w pracy? Co na nią wpływa i jakie są pozafinansowe sposoby zwiększenia wydajności? Sprawdź, jak motywować zespół i jakie czynniki są kluczowe dla sprawnej i efektywnej pracy w firmie.

Od czego zależy efektywność pracy?

W nowoczesnym biznesie ogromną rolę odgrywa optymalizacja, czyli wypracowywanie efektywnych rozwiązań w różnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Niemal każda firma opiera się jednak na ludziach, a ogromną wartość wnoszą do niej pracownicy. Jeśli są odpowiednio dobrani do stanowisk i zakresu zadań, a do tego wystarczająco zmotywowani, będą działać wydajnie, co przełoży się na oczywiste korzyści dla całej firmy. Na efektywność wpływ ma wiele czynników — zależnych zarówno od pracodawcy czy menedżera, jak i samego pracownika. Sposób przygotowania stanowiska pracy, komunikacja pomiędzy pracownikami na różnych szczeblach, nastawienie pracownika, nieumiejętne zarządzanie — wszystko to będzie odbijać się na motywacji, a tym samym produktywności pracy. Sprawdź, jak pracownik oraz pracodawca mogą zwiększyć efektywność.

Poprawa efektywności w pracy — co może zrobić pracownik?

Niestety nie ma jednej, uniwersalnej metody na poprawienie efektywności pracy, która działałaby skutecznie na każdego pracownika. Są jednak pewne sposoby, które warto na sobie wypróbować, aby maksymalnie zwiększyć swoją efektywność podczas wykonywania obowiązków zawodowych. Czasem już wprowadzenie drobnych zmian może przynieść naprawdę zadowalające rezultaty.

1. Odpowiednie planowanie. Dobrze zaplanowana praca będzie przebiegać o wiele sprawniej. Co to oznacza? Ważne jest ustalenie hierarchii zadań — skupienie się przede wszystkim na tych naprawdę ważnych i wykonanie ich w pierwszej kolejności. Rano, na początku pracy, gdy umysł jest wypoczęty, łatwiej będzie mu wykonać wymagające większego skupienia zadania niż po przerwie obiadowej. Jeśli to Ci pomoże, możesz także rozpisać swoją listę zadań do wykonania bardziej szczegółowo — na przykład z uwzględnieniem konkretnych godzin czy widełek czasowych.
2. Zarządzanie czasem pracy. Aby pracownik nie musiał zostawać w pracy po godzinach lub stresować się nadchodzącymi deadline’ami, bardzo ważne jest opanowanie umiejętności prawidłowej organizacji czasu pracy. Dobrze może sprawdzić się metoda podzielenia dnia pracy na poszczególne etapy poświęcone konkretnym zadaniom — poniekąd łączy się to ze wskazówkami z punktu 1. Co istotne, w kwestii zarządzania czasem pracy istotne jest także unikanie rozpraszaczy.
3. Unikanie rozpraszaczy. Rozpraszacze uwagi, takie jak sprawdzanie skrzynki mailowej, telefonu prywatnego, mediów społecznościowych, a nawet słuchanie radia, mają ogromny wpływ na spadek efektywności pracy. Choć może wydawać się, że sprawdzenie maili to zaledwie minuta, niestety ten krótki czas może sprawić, że myśli pracownika zostaną rozproszone i podryfują w przeciwnym kierunku niż obowiązki zawodowe. Dlatego przynajmniej na czas wykonywania tych najważniejszych zadań warto odłożyć telefon do szuflady lub nawet skorzystać z aplikacji czasowo blokujących dostęp do mediów społecznościowych.

Poprawa efektywności w pracy — co może zrobić pracodawca?

To właśnie szef, kierownik lub menedżer mają ogromny wpływ na motywację pracowników oraz zwiększenie efektywności ich pracy, co okaże się kluczem także do jego sukcesu zawodowego. Wbrew pozorom zwiększenie efektywności pracowników nie zawsze musi być powiązane z nagrodami finansowymi. Często wystarczy zapewnienie odpowiednich warunków pracy i zadbanie o dobrą komunikację.

1. Odpowiednie środowisko pracy. Otoczenie i miejsce pracy mają ogromny wpływ na efektywność wykonywanych przez pracownika zadań. Gdy pracownicy znajdują się w biurze, powinno ono być przede wszystkim czyste, przyjemne i zachęcać do pracy. Czynnikami, które na to wpływają, będą między innymi: dopływ naturalnego światła słonecznego, obecność roślin w pomieszczeniu, ale także odpowiednia temperatura — niezbyt wysoka, by nie powodowała senności ani też zbyt niska, aby nie odwracała uwagi od pracy. A co wtedy, gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki w systemie home office? Warto zorganizować dla nich szkolenie HR: „Efektywność osobista w pracy hybrydowej”, które pozwoli im przyjrzeć się czterem aspektom wpływającym na efektywność pracy w domu.
2. Efektywna komunikacja. Dobra, sprawna komunikacja pomiędzy pracownikami na różnych szczeblach, także na linii menedżer-pracownik lub szef-pracownik może mieć bardzo pozytywny wpływ na efektywność pracy. Dzielenie się zadaniami, szybkie i prawidłowe przekazywanie informacji oraz unikanie niedomówień — wszystko to pozwoli pracownikowi wykonywać zadania skuteczniej.
3. Pozafinansowe sposoby motywowania. Motywacja to ogromna siła napędowa. Dla wielu pracowników motywacją będzie oczywiście wysokie wynagrodzenie lub dodatkowe benefity, premie lub podwyżki za dobrze wykonane zadania. Istnieje jednak wiele pozafinansowych metod motywacyjnych, które mogą przynieść równie dobre rezultaty. Aby poznać te metody, zapisz się na szkolenie „Motywowanie — jak zwiększyć efektywność zespołu metodami pozafinansowymi” dedykowane kierownikom, menedżerom i właścicielom firm.

Szkolenie HR — klucz do podniesienia efektywności pracy

Aby poprawić efektywność w pracy zarówno jako pracownik, jak i pracodawca, warto najpierw zadbać o podstawy — wiedzę, która pozwoli Ci lepiej organizować swoją pracę, swój czas i realizację zadań. Taką wiedzę w połączeniu z ćwiczeniami w praktyce zyskasz podczas szkoleń i kursów organizowanych przez EY Academy of Business. Szeroka oferta szkoleniowa pozwoli Ci poznać tajniki różnych sposobów motywowania pracowników i podnoszenia efektywności pracy zarówno w biurze, jak i na home office. Szkolenia HR obejmują między innymi zagadnienia takie jak: trening komunikacji i współpracy, Akademia Trenera, rozwój pracowników czy wellbeing organizacyjny i osobisty. Z kolei w dziale kompetencji menedżerskich i osobistych można znaleźć wartościowe szkolenia dotyczące m.in. budowania zaangażowanych członków zespołu, doceniania, wspierania siły mentalnej pracowników czy właśnie pozafinansowych metod motywowania. Wiele z tych szkoleń odbywa się w formie praktycznych warsztatów, podczas których zdobywasz nie tylko wiedzę, ale również umiejętności zarządzania zespołem i podnoszenia efektywności pracy zarówno swojej, jak i swoich pracowników.