Cczy warto wprowadzać kulturę doceniania w firmie? Warto, bo zwiększa zaangażowanie pracowników, podnosi innowacyjność i zmniejsza rotację. Jak to zrobić? Na kilku poziomach  – od strategii przez kontakt menedżera z podwładnym po relacje między współpracownikami.  O tym, dlaczego kultura doceniania jest jednym z ważniejszych elementów nowoczesnego zarządzania mówi Iwona Grochowska, trenerka Akademii Doceniania w EY Academy of Business oraz CEO Nais.

Piramida doceniania

W organizacji kultura doceniania powinna być wdrożona na trzech poziomach: formalnym, nieformalnym i codziennym. Co kryje się pod tymi pojęciami?

1. Poziom formalny to rozmaite oficjalnie programy obowiązujące w firmie, takie jak „Pracownik Roku”. Mają one swoje regulaminy i zasady przyznawania nagród, często są cyklicznie powtarzane. Pracownik może do nich aplikować sam lub zostać zgłoszony przez przełożonego. Najczęściej w programy formalne –ze względu na ograniczenia budżetowe – zaangażowanych jest jedynie 10-20 proc. zatrudnionych.
2. Poziom nieformalny ma dużo większy zasięg i dotyczy średnio 30-50 proc. pracowników. Leży on w gestii bezpośrednich przełożonych. Czasami korzystają oni z programów firmowych, ale odpowiedzialność za ich realizację należy właśnie do menedżerów. Dysponują niewielkimi budżetami, które mogą wykorzystać w formie premii, by docenić ludzi, którzy realizują wartości kultywowane przez firmę.

Na poziomie nieformalnym liczą się jednak nie tylko nagrody finansowe. Menedżer może doceniać włożony wysiłek, a nie tylko jego efekt. Dotyczy to w szczególności stanowisk, na których o taki efekt jest trudno, z uwagi na powtarzalność pracy i brak spektakularnych wyników jak np. w sprzedaży. Warto wtedy docenić jakość i sposób pracy, np. to że pracownik jest sumienny, terminowy, umie pracować zespołowo czy utrzymywać kontakt z klientem na wysokim poziomie. W docenianiu nieformalnym przydatne mogą okazać się różnego rodzaju testy osobowości, takie jak test Gallupa czy style myślenia FRIS, które pozwolą ocenić mocne strony konkretnego człowieka. Czy jest analityczny, czy raczej woli budować relacje i w tym właśnie w naturalny sposób jest najlepszy? Czy może jest wizjonerem i to leży w jego DNA? Podkreślenie mocnych stron, które jednocześnie są ważne dla zespołu sprawia, że docenianie staje się autentyczne i wiarygodne.

3. Poziom codzienny to docenianie nie tylko przez menedżera czy organizację, ale także przez współpracowników. Na tym poziomie buduje się postawę, rodzaj mentalnego nastawienia, w którym ludzie widzą wzajemnie swoje dobre cechy, potrafią je nazwać, a jednocześnie wyrażać wobec nich uznanie w codziennym funkcjonowaniu. Korzyści są nieocenione – taki pozytywny feedback wzmacnia poczucie wartości i sensu pracy. Dobre relacje ze współpracownikami dają dużą motywację do działania i to nawet w sytuacji, gdy pracownikowi słabo układa się z szefem. Poziom codzienny zwykle dobrze funkcjonuje w firmie, bo ludzie w większości chcą być dla siebie życzliwi. Widać to szczególnie wśród młodszego pokolenia, dla którego wspierające miejsce pracy jest szczególnie istotne.

Trzeba pamiętać, że aby mówić o kulturze doceniania, w firmie powinny być obecne wszystkie poziomy. Nie wystarczy wzajemne docenianie się przez pracowników czy zlecenie zadania „uszczęśliwiania innych” działowi HR.

Czy do doceniania potrzebne są pieniądze?

Gratyfikacja finansowa jest bardzo ważna i należy do najważniejszych czynników wpływających na satysfakcję z pracy. To ona w dużej mierze decyduje o wyborze danej pracy, ale już w mniejszym stopniu o pozostaniu w niej. Choć pensja i wizerunek firmy mogą przyciągać ludzi, decyzję o związaniu się z nią na dłużej podejmują często mając na uwadze jej kulturę organizacyjną.

Badania wskazują, że podwyżka jako narzędzie motywacji działa przez około trzy miesiące, a po tym czasie należy zadbać o inne sposoby. Firmy muszą sięgać po szersze portfolio działań, żeby przyciągać i zatrzymywać u siebie talenty. Tłumaczenie „nie mogę doceniać pracowników, bo nie mam budżetu ” jest rodzajem lenistwa intelektualnego opartego na fałszywych przekonaniach na temat przemożnej roli pieniądza w docenianiu.

Jak zatem należy doceniać? I dlaczego to nie to samo, co chwalenie?

Docenianie to pozytywny feedback, zauważanie mocnych stron pracownika. Jest on równie ważny, co feedback korygujący, a dużo rzadziej przez menedżerów stosowany. Uważany za oznakę słabości, choć w rzeczywistości  jest wręcz przeciwnie! Prawidłowo zastosowany doda pracownikowi skrzydeł.  Docenienie powinno być konkretne. Zamiast powiedzieć „dobra robota” i poklepać kogoś po plecach warto wskazać jasno, co nam się podobało. Na przykład: „twój raport był bardzo szczegółowy i estetyczny, dzięki temu zaoszczędziłam kilka godzin pracy”. Warto też odwołać się do emocji: „zawsze jestem spokojna, gdy ty robisz prezentację, bo wiem, że będzie wykonana na czas”.

Pozytywny feedback tworzy obraz lidera. Systematyczne pokazywanie pracownikowi, że jego praca ma wartość zapobiega wypaleniu zawodowemu – to ważne, bo gdy już do tego dojdzie jest za późno, by coś zmienić. Docenianie ma wpływ na zespół i na osobisty sukces szefa. Warto więc przekazywać feedback w sposób konkretny i uważny.

Istotnym elementem doceniania jest odniesienie do zespołowych milestones, czyli konkretnych celów, które zespołowi udało się razem osiągnąć. To buduje grupę jako zespół. Umiejętność pracy zespołowej to jedna z najbardziej pożądanych kompetencji, która jest zaniedbywana w procesie doceniania. Nie należy też unikać odniesień do życia prywatnego. Jeśli ktoś skończył studia, właśnie został rodzicem lub po prostu ma urodziny warto to zauważyć i celebrować – w ten sposób można okazać pracownikowi szczere zainteresowanie.

Trzeba pamiętać, że docenianie odnosi się do każdego działu w firmie, nie tylko sprzedaży czy marketingu, gdzie efekty są wymierne, sukcesów wiele – na dodatek takich, które są postrzegane jako spektakularne. Doceniać należy za wartości np. za innowacyjność, i to nawet jeśli pomysł zaproponowany przez pracownika nie został wdrożony. Chodzi o to, by promować aktywność i chęć dzielenia się swoimi ideami. W dziale księgowym wartością może być rzetelność i niezawodność. W dziale produkcyjnym (gdzie często odnotowuje się najwyższy poziom niedoceniania) można premiować to, że pracownik schodzący ze zmiany posprzątał swoje miejsce pracy, tak by następny nie stał w opiłkach. Istotne jest, aby dostrzegać to, co wcześniej było pomijane.

W docenianiu ważna jest stałość i systematyczność. Warto doceniać nie tylko wtedy, gdy mamy specjalne spotkania i rozmowy ewaluacyjne czy oceny roczne. W czasach pracy zdalnej do dyspozycji jest wiele narzędzi – telefony, smsy, kontakt na Teams, a nawet przydatne aplikacje do doceniania, takie jak Nais. Warto znaleźć czas na kontakt z drugim człowiekiem, wykorzystując na bieżąco wszystkie dostępne metody. Docenienie powinno stać się nawykiem, a nie jednorazowym wydarzeniem.

Jak pielęgnować kulturę doceniania?

Kultura doceniania to ważny trend w nowoczesnym zarządzaniu. Organizacja Recognition Professionals International, promuje najlepsze praktyki w tym zakresie w skali międzynarodowej i certyfikuje firmy wdrażające strategię doceniania. Na polskim rynku również pojawiły się takie inicjatywy i organizowane są badania oceniające poziom docenienia w organizacjach (m.in. przez HRM Institute). Wskaźnik docenienia brany jest również pod uwagę w badaniach dotyczących well being oraz satysfakcji i zaangażowania pracowników.

Jednocześnie rośnie świadomość, że warto budować kulturę wewnętrzną. Zaczynamy coraz lepiej rozumieć, co składa się na employer branding, czyli obraz firmy w oczach pracownika. Dojrzały też działy HR, które wcześniej były bardziej zakorzenione w kadrach, płacach i rekrutacji, a teraz stały się partnerami w prowadzeniu biznesu.

Co zrobić, by kultura doceniania była widoczna w firmie? Po pierwsze – potrzebne jest wsparcie ze strony zarządu. Często prezesi mówią: zobaczymy, jak to się rozwinie. A samo się nie rozwinie. Trzeba nastawić się na długofalowe działania i nadać im formę strategii. Po drugie – organizacja powinna wspierać swoich ambasadorów, którzy przyczyniają się do rozwoju jej wizerunku oraz działają w oparciu o kulturę doceniania. Po trzecie  – trzeba edukować. Zwiększać świadomość, jakie korzyści daje kultura doceniania na poziomie zaangażowania (a ono rośnie już po roku o nawet 2,5 punktu procentowego).

W sposób naturalny kultura doceniania rozwija się w organizacjach, w których istnieje różnorodność.  Kultura doceniania wymusza  empatię (błędnie zakładamy, że ona jest czymś wrodzonym). Prawdziwy lider to taki, który wie, jak doceniać. Pracownicy czują się wtedy pewnie a liderzy zyskują szansę na rozwój.

Interesujesz się tematem efektywnego zarządzania zespołem? Dołącz do webinaru „Jak budować zespół bez strachu” z Iwoną Grochowską już 29 września 2022 r. w ramach Dnia Otwartego EY Academy of Business.